В соответствии с учебными планами дисциплин, в которых
изучаются основы информационных технологий с применением компьютерной техники,
слушатели заочной формы обучения экономических специальностей выполняют на втором
курсе контрольную работу.
Контрольная работа посвящена знакомству с системой
управления базами данных (СУБД) Microsoft ACCESS.
Целью работы является освоение основных приемов работы
с СУБД ACCESS.
СУБД ACCESS
ориентирована на работу с объектами, к которым относятся таблицы базы данных,
формы, запросы, отчеты, макросы и модули. Для типовых процессов обработки
данных – ввода, просмотра, обновления, поиска по заданным критериям, получения
отчетов – ACCESS позволяет конструировать в
диалоговом режиме такие объекты, как формы, запросы и отчеты. Множество
мастеров ACCESS помогает пользователю
выполнить работы, не прибегая к конструированию. Мастера дают возможность
создавать новые формы, запросы, отчеты. Для создания приложений пользователя
могут использоваться макросы и модули на языке программирования Visual Basic.
Программный багаж и интерфейсные возможности ACCESS позволяют оперативно создавать базы данных и
обрабатывать информацию с получением удобных к восприятию пользователем форм
документов.
В результате выполнения контрольной работы и
практического закрепления знаний при работе на компьютере слушатель должен
получить представление о прикладных возможностях ACCESS, уметь самостоятельно создавать: базу данных, таблицу
данных, запрос, форму, отчет, макрос.
Безусловно, в контрольной работе рассмотрены не все
практические приложения ACCESS. Уделено
внимание только тем, которые характеризуют назначение ACCESS и наиболее часто применимы при создании документов.
Контрольная работа выполняется с учетом общепринятых
требований к оформлению; состоит из одного задания, которое делится на пять
подзаданий: создание базы данных и таблицы данных, запроса, формы таблицы,
отчета, макроса. Пример представления результатов выполнения подзаданий показан
на стр.61; содержание каждого подзадания должно включать: а) краткую
характеристику назначения рассматриваемого объекта ACCESS; б) постановку задачи; в) решение задачи в виде
таблицы; г) результаты решения задачи.
Варианты контрольных заданий выбираются из приведенной
ниже таблицы.
Первая буква фамилии |
Последняя цифра номера зачетной книжки |
Вариант задания |
Первая буква фамилии |
Последняя цифра номера зачетной книжки |
Вариант задания |
Первая буква фамилии |
Последняя цифра номера зачетной книжки |
Вариант задания |
А |
0 |
0 |
Б |
1 |
4 |
В |
2 |
7 |
Г |
1 |
1 |
Д |
2 |
5 |
Е |
3 |
8 |
Ж |
2 |
2 |
З |
3 |
6 |
И |
4 |
9 |
К |
3 |
3 |
Л |
4 |
7 |
М |
5 |
0 |
Н |
4 |
4 |
О |
5 |
8 |
П |
6 |
1 |
Р |
5 |
5 |
С |
6 |
9 |
Т |
7 |
2 |
У |
6 |
6 |
Ф |
7 |
0 |
Х |
8 |
3 |
Ц |
7 |
7 |
Ч |
8 |
1 |
Ш |
9 |
4 |
Щ |
8 |
8 |
Э |
9 |
2 |
Ю |
0 |
5 |
Я |
9 |
9 |
|
0 |
3 |
|
1 |
6 |
В Microsoft Access базой данных называют совокупность объектов - таблицы, запросы, формы, отчеты, макросы и модули.
База данных (БД) - информация, собранная из различных источников в файле Access и организованная соответствующим образом для облегчения доступа к ней.
Таблица - основной структурный элемент системы управления реляционной базой данных. В Microsoft Access таблицей называют объект, в котором данные сохраняются в формате записей (строк) и полей (столбцов). Данные в отдельной таблице относятся обычно к определенной категории, например, сведения о сотрудниках или заказах.
Записи - горизонтальные строки данных в таблицах. Каждая запись представляет собой элемент связанных данных.
Поле - элемент таблицы, содержащий определенную информацию. Термин поле справедлив как для столбца, так и для ячейки таблицы.
Запрос - требование на отбор данных, хранящихся в таблицах или требование на выполнение определенных действий с данными. Запрос позволяет создать общий набор записей из данных, находящихся в разных таблицах, и использовать этот набор как источник данных для формы или отчета. В Microsoft Access пользователь имеет возможность создавать и выполнять запросы следующих типов:
- запросы на выборку;
- запросы на изменения;
- перекрестные запросы;
- специфические запросы SQL.
Формы используются для отображения таблиц или запросов в удобном для чтения формате. В формах может отображаться информация из нескольких таблиц или запросов. В форме разработчик может размещать элементы управления, принимающие действия пользователей.
Отчеты используются для отображения данных таблицы или запроса в удобном для вас формате (с номерами страниц и заголовками). Отчеты не могут редактироваться, но могут содержать данные из нескольких таблиц или форм. С помощью отчетов составляются коммерческие сводки, списки телефонов или рассылки.
Прежде чем приступить к созданию базы данных, очень желательно иметь соответствующий план. Это поможет вам сэкономить время и силы. Ниже даны советы, которыми вы можете для этого воспользоваться.
· Если вы будете создавать новую базу данных на основе существующей (созданной «вручную» или с помощью мастера), то изучите способ организации данных в имеющейся базе. Это поможет вам, когда вы приступите к созданию таблиц и запросов Access.
· Убедитесь в том, что вы хорошо представляете себе на какие логические категории могут быть разделены данные (например, исправительному учреждению может потребоваться специальный раздел с подробными сведениями об осужденных).
· Заранее спланируйте поля, которые будут содержаться в новой базе данных. Например, могут потребоваться поля, относящиеся к следующим категориям:
- фамилии, имена и отчества осужденных;
- № личного дела;
- срок лишения свободы.
Определите, какие поля внутри отдельных таблиц могут служить ключевыми.
Ключевое поле - это поле, имеющееся в каждой записи и идентифицирующее ее как уникальную. Ключевые поля используются Access для определения порядка сортировки записей и для ускорения обработки запросов.
В Access имеются два способа создания новых баз данных:
- с помощью соответствующего мастера;
- вручную.
Каждый из подходов имеет свои преимущества. Ручной способ более точен: создается пустая база данных и далее включается в нее необходимые элементы по мере их появления. При использовании этого способа вы имеете полный контроль над процессом создания БД, но здесь требуются дополнительные затраты времени и профессиональные навыки.
С другой стороны, способ создания баз данных с помощью мастера намного проще в исполнении, более удобен и весьма эффективен. Вы можете выбрать и использовать нужный вам мастер БД (в Access имеется 22 мастера баз данных). Мастер по мере своей работы автоматически вставляет необходимые объекты в соответствии с вашими указаниями.
Мастер БД позволяет задать:
- общий фон для формы (вы можете выбрать из 10 имеющихся в Access фонов, в которых используются различные цвета и узоры);
- стили отчетов;
- таблицы и поля, которые следует включить;
- общий заголовок БД.
Хотя с помощью мастеров нельзя создать такие сложные базы данных, как при использовании ручного способа, но зато они позволяют настраивать создаваемые БД с учетом ваших требований. С их помощью базы данных создаются быстро и просто.
ACCESS хранит данные об объектах в таблицах. Таблицы состоят
из строк и столбцов. В столбцах таблицы сохраняются свойства объектов. Для
каждого свойства выделяется один столбец. Строки соответствуют совокупности
свойств, которые пользователь хотел бы отметить, чтобы получить описание
объекта согласно решаемой задачи предметной области.
Столбцы
в ACCESS именуются полями, а строки записями файла базы
данных.
Предположим, что
нам необходимо создать файл БД, в котором хранилась бы информация об учете
товаров, поступающих на склад (табл.1).
Таблица 1
Накопительная ведомость по приходу
материальных ценностей
на склад №______ за ________квартал
200___ г.
Число месяца |
Номер документа |
Наименование товара |
Количество
|
Цена |
******** |
********* |
************* |
********** |
****** |
Перед тем как приступить к
созданию БД необходимо загрузить ACCESS.
Запуск Access можно осуществить любым способом, самый простой - из главного меню Windows.
Рис.1. Диалоговое окно Microsoft Access
После запуска программы открывается диалоговое окно, которое позволяет приступить к созданию новой БД, открыть существующую или запустить мастер создания БД (рис. 1).
Выберите указателем мыши Новая база данных и нажмите <ОК>. В появившемся диалоговом окне укажите имя файла. Имя, по возможности, должно отражать смысл хранимой в базе данных информации. Присвойте новой БД имя nak_ved (расширение «mdb» в имени можно не указывать ACCESS по умолчанию это сделает сам). Выберите диск «D» и папку с именем «Student»: D:\Student (рис. 2). Нажмите кнопку <Создать>.
Рис. 2. Создание файла в Microsoft Access
После этой процедуры экран программы Access примет следующий вид (рис. 3).
Рис. 3. Экран Microsoft Access
Внешний вид окна Access идентичен другим программам Microsoft Office и имеет строку меню, панели инструментов и рабочую область.
Настройка панелей инструментов осуществляется с помощью окна Настройка, которое вызывается из меню Вид-Панели инструментов-Настройка.
Самая нижняя строка служит для отображения режимов работы программы Access и называется строкой состояния.
Access располагает подробной справочной системой. Для использования справочной системы откройте меню Справка и выберите команду Справка по Microsoft Access.
Следующим шагом после создания базы данных Access является создание таблиц, в которых хранятся ваши данные.
Все другие объекты БД Access (формы, запросы и отчеты) получаются из данных, хранящихся в таблицах.
Существуют два основных способа создания таблицы:
– вручную;
– с помощью мастера таблиц.
Каждый из подходов имеет свои преимущества. Ручной способ дает большую точность: вы создаете пустую таблицу и далее (отдельной операцией) включаете в нее поля по своему усмотрению. Вы также можете настраивать форматы полей. При этом методе вы получаете полный контроль над всем процессом создания таблицы, но при этом затраты времени значительнее.
Когда вы создаете в Access новую БД (или открываете существующую БД), открывается ее окно. На рис. 4 показана пустая база данных.
Рис. 4. Окно базы данных
Окно БД может рассматриваться как «центр управления» активной базой данных. Например, щелчок кнопки закрытия окна приводит к закрытию БД. С помощью окна БД выполняется большая часть работы с таблицами, запросами, формами и отчетами.
Для создания новой таблицы убедитесь сначала, что окно базы данных отображено на экране (рис. 4). Нажмите кнопку <Таблицы> и выберите пункт Создание таблицы в режиме конструктора. После нажатия кнопки <Enter> на экране появится окно для создания новой таблицы (рис. 5).
В колонке Имя поля вводятся имена полей таблицы, в колонке Тип данных указываются типы соответствующих полей. Свойства полей (размер поля, формат поля, маска ввода и т. д.) устанавливаются на вкладке Общие.
Рис. 5. Вид окна
конструктора новой таблицы
Вы можете выбирать любые типы данных. Основными являются следующие: Текстовый, Поле MEMO, Числовой, Дата/время, Денежный, Счетчик, Логический, Объекты OLE.
Свойства полей, которые вы можете задавать, зависят от типа используемых данных.
Для задания ключевого поля используется
меню Правка-Ключевое
поле или кнопка на панели
инструментов.
Прежде всего, следует определиться с тем,
какие поля «войдут» в создаваемый файл. Каждому полю следует присвоить имя (не
более 64-х символов), - ограничимся, в нашем случае, названием столбцов таблицы
(табл.1). Кроме того, в имени поля запрещено использовать символы: «!», « . »,
«(« , »)», «[« , »]»; поля, участвующие в вычислениях не должны содержать
пробелов. Необходимо по характеру информации, предполагаемой для записи в файл
БД, определиться с типом и основными свойствами данных.
На рис. 6 показан фрагмент создания поля «Число
месяца». Тип данных выбран как: «Дата/время», и сформирована маска ввода
значений дат: 00/00/0000;0;. Не было бы ошибкой если вместо «Дата/время» был бы
выбран тип данных: Текстовый.
Рис. 6. Создание поля в режиме конструктора таблицы
Создайте поля в соответствии
с таблицей (табл. 2).
Таблица
2
Поле |
Тип |
Размер поля |
Число десятичных знаков |
Формат поля |
Маска ввода |
Число |
Дата/ время |
|
|
Краткий формат даты |
00/00/0000;0;0 |
Номер документа |
Текстовый |
10 |
|
|
|
Наименование товара |
Текстовый |
30 |
|
|
|
Количество |
Числовой |
Одинарное с плав. точкой |
Авто |
|
|
Цена |
Денежный |
|
Авто |
Денежный |
|
Результат вашей работы должен соответствовать рис. 7.
Рис. 7
Закройте таблицу.
Теперь можно приступать к заполнению таблицы БД
исходными данными. Режим заполнения таблицы информацией активизируется нажатием
кнопки Открыть (рис. 8).
Заполните таблицу базы данных
в соответствии с рис. 9.
Рис. 9
Закройте
и сохраните таблицу.
Описанная
последовательность действий пользователя позволяет создать структуру файла базы
данных, записать в табличной форме исходную информацию. Полученную таблицу
можно использовать для создания запросов, отчетов, форм, макросов.
Результаты действий пользователя при создании БД можно представить
в виде таблицы (табл. 3).
Элемент ACCESS |
Действия пользователя |
Результат операции
|
меню ACCESS |
Выбрать пункты
меню: <Файл>,<Создать> |
Диалоговое окно
дискового пространства активного диска (ДОАД) |
ДОАД |
Ввод имени
файла |
Присвоение базе
данных имени, на экране высвечивается окно базы данных (ОБД) |
ОБД |
Нажать кнопку
«Таблицы», активизировать
пункт: «Создание таблицы в режиме конструктора» |
Окно
формирования структуры таблицы (ОФСТ) |
ОФСТ |
Ввод имен
полей, типа данных, определение элементов форматирования данных |
Структура файла
таблицы, присвоение имени таблице, переход к окну базы данных (ОБД) |
ОБД |
Нажатие кнопки
«Открыть», ввод исходных данных в таблицу |
Таблица базы
данных с исходной информацией |
Запросы могут создаваться двумя способами - с помощью мастера запросов или конструктора.
Запросы обеспечивают быстрый и эффективный доступ к
данным, хранящимся в таблице. При создании с помощью ACCESS таблиц можно заметить, что программа не позволяет
использовать вычисляемые поля. Кроме того, ограничены возможности
сортировки данных в таблицах. Указанные проблемы легко решаются с помощью
запросов. Через них данные могут быть отсортированы более чем по одному
критерию, в запросе можно создавать вычисляемые поля.
При выполнении запроса ACCESS считывает данные из таблиц и отображает результат
выполнения в режиме таблицы. При этом результат выполнения запроса не сохраняется.
Данные всегда хранятся в исходных таблицах. В запросе ACCESS хранит только инструкции о том, как должны быть
организованы данные в результате выполнения запроса.
Если внести изменения в результат запроса,
отображаемый в режиме таблицы, то эти изменения отразятся в исходной таблице.
Результаты запроса можно использовать так же, как таблицу. Так на основании
запроса можно разработать форму, отчет. Как правило, этот процесс не отличается
от процесса создания формы или отчета на основе исходной таблицы.
Задача. Отсортировать записи в таблице (рис. 8) по полю:
«Число месяца»; в запрос включить поля: «Число месяца», «Наименование товара»,
«Количество».
Решение. Алгоритм решения задачи разделим на три этапа: а)
активизация режима запроса; б) формирование структуры и условий; в) реализация.
В окне базы данных (рис. 10) нажмите кнопку «Запросы»,
далее выберите пункт Создание запроса в
режиме конструктора.
Далее ACCESS
предлагает диалоговое окно выбора таблицы для создания запроса. В данном
примере всего одна таблица, поэтому последовательно нажмите кнопки: <Добавить>
и <Закрыть> (рис. 11).
Рис. 11
В
появившемся диалоговом окне Запрос на
выборку сформируем структуру запроса (рис. 12).
В первую строку: Поле,
перенесите требуемые поля: Число месяца,
Наименование товара, Количество.
В строке Сортировка
первого поля выберите из списка – По
возрастанию.
Закройте окно Запрос
на выборку, сохранив, сформированный запрос под именем Сортировка.
Задача. Составить запрос, включающий поля: Наименование товара, Количество, Цена. В запрос поместить записи, цена которых более 35 руб.; записи
отсортировать по полю Наименование товара.
Решение задачи аналогично предыдущей задаче. Отличие
заключается в наличных полях. В первом поле: Наименование товара, в строке сортировка следует выбрать: По возрастанию, в строке Условие отбора поля Цена отметить условие отбора: >35. Присвоить запросу имя: По критерию.
Задача. Составить запрос по исходной таблице, в котором
предусмотреть вычисление общей стоимости товаров. В запрос включить поля: Наименование товара, Количество, Цена. Записи отсортировать по полю Наименование товара, при условии отбора: цена товара должна быть не
более 35 руб.
Алгоритм решения задачи аналогичен предыдущим
запросам. Отличие состоит в том, что по условию необходимо в окне формирования
структуры запроса наряду с полями: Наименование
товара, Количество, Цена создать дополнительное поле, в
котором ACCESS поместил бы результаты умножения значений количества
товара на цену. Для этого зафиксируйте курсор в свободной колонке справа от
поля Цена и введите выражение: Сумма: [Цена]*[Количество]. Здесь, Сумма – имя нового поля;
[Цена]*[Количество] – формула умножения значений количества товара на его цену.
Примечание. Чтобы придать результатам умножения более наглядное
представление (денежную интерпретацию) отформатируйте колонку Сумма. Для этого выберите поле Сумма и нажмите правую кнопку мыши, в
появившемся контекстном меню выберите пункт Свойства.
В открывшемся далее диалоговом окне свойств поля в строке Формат поля укажите – Денежный.
Для указания условия отбора записей из исходной
таблицы в поле Цена в строке Условие отбора укажите >35 (рис. 14).
Закройте окно формирования структуры запроса присвоив
ему имя Вычисляемые поля.
Рис. 14
В
результате проделанной работы в окне базы данных должны появиться три запроса: Сортировка, По критерию и Вычисляемые поля (рис. 15).
Откройте
полученные запросы. Они должны соответствовать рис. 16.
Рис. 16
Задача. По данным исходной таблицы (рис. 8) создать запрос по
полям: Наименование товара, Цена, Количество; отсортировать записи по полю Наименование товара; сгруппировать записи по полю Цена; по полю Количество определить суммарное количество товаров, имеющих
одинаковую цену.
Решение. Как и в предыдущем случае отличным является пункт
алгоритма создания запроса в разделе формирования условий запроса.
Для группировки записей по полю Цена и определения суммарного количества одноименных товаров
следует в строке меню выбрать пункт Вид,
затем Групповые операции. В окне
формирования структуры запроса появляется строка Групповая операция. В этой строке в поле Количество из раскрывающегося меню следует выбрать Sum. Запомнить запрос, присвоив ему имя
Итоговый запрос (рис. 17). Результат
запроса представлен на рис. 18.
Рис. 17
Рис. 18
Если сравнить результаты исходной таблицы (рис. 8), то
можно заметить что записи отсортированы по полю Наименование товара; по
полю Цена сгруппированы по цене; по позициям: «Опора оси» и «Труба»,
определена сумма товаров с одинаковой ценой.
Реализованные выше запросы показаны в
фрагменте окна базы данных (рис. 10).
В табл. 4 определены основные операции
пользователя при работе с ACCESS в режиме
создания запросов.
Таблица 4
Форма является наиболее удобным средством отображения
данных в ACCESS.
С помощью формы можно создать удобное
средство для ввода и редактирования данных. В форме наглядно отображается вся
информация, содержащаяся в каждой записи, в то же время в режиме таблицы часть
полей может выходить за границу экрана.
Существуют три способа создания формы:
– с использованием автоформы;
– с использованием мастера форм;
– вручную.
Автоформа – это «минимастер». Она автоматически строит простые формы на основании имеющихся в базе данных таблиц. Каждый из этих трех способов имеет свои преимущества.
Ручной способ дает большую точность: вы создаете пустую форму и далее (отдельной операцией) включаете необходимые поля. В нем вы можете настраивать форматы полей. Этот способ дает полный контроль над процессом создания формы, но он потребует значительного времени.
Способы использования мастера и средства автоформа значительно проще. Например, мастер форм позволяет вам:
– выбирать из трех типов форм;
– выбирать стиль формы;
– определять используемые таблицы/поля.
Хотя при работе с автоформой или мастером форм отсутствуют возможности, предоставляемые ручным методом, но эти способы предоставляют быстрые, удобные и эффективные средства для работы.
Задача. Создать форму для ввода информации примера (табл. 1).
Решение. Для создания новой формы перейдите в режим Формы и активизируйте пункт Создание формы с помощью мастера (рис.
19).
Рис. 19
В появившемся окне Создание
новой формы, в раскрывающемся списке перечня созданных таблиц и запросов
(поле Таблицы и запросы) необходимо
указать таблицу или запрос, данные из которых следует представить в форме.
Выберите таблицу Накопительная ведомость (рис.20).
Рис. 20
Выберите все поля нажав кнопку (для выбора
одного поля используйте кнопку
). Результат
работы должен соответствовать рис. 21.
Рис. 21
Нажмите кнопку .
В появившемся
диалоговом окне выберите внешний вид формы (в один столбец рис. 22), нажмите кнопку
.
Рис. 22
В следующем окне выберите стиль формы Стандартный (рис. 23), нажмите кнопку .
Рис. 23. Выбор стиля оформления формы
В этом диалоговом окне задайте имя формы
Накопительная ведомость (рис. 24), нажмите
кнопку .
Рис. 24. Задание имени формы
По истечении некоторого времени будет сгенерирована новая форма Накопительная ведомость (рис.25).
Рис. 25. Готовая форма
В таблице 5
описана последовательность действий пользователя при создании форм.
Таблица 5
Элемент ACCESS |
Действия пользователя |
Результат
операции
|
Окно базы данных |
Нажатие кнопки «Формы» |
Диалоговое окно создания формы (ДОСФ) |
ДОСФ |
Активизация пункта «Создание формы в режиме
мастера» |
Окно «Мастера по разработке форм» (МРФ), шаг 1 |
ОСФ |
Выбор таблицы/запроса для которой создается
форма, нажатие кнопки «Далее» |
Окно «Мастера по разработке форм» (МРФ), шаг 2 |
МРФ |
Выбор внешнего вида формы, нажатие кнопки
«Далее» |
Окно «Мастера по разработке форм» (МРФ), шаг 3 |
МРФ |
Выбор стиля оформления формы |
Окно «Мастера по разработке форм» (МРФ), шаг 4 |
МРФ |
Задание имени формы, нажатие кнопки «Готово» |
Готовая форма |
Окно формы может содержать следующие
элементы: подписи, поля, поля со списком, списки, переключатели, кнопки и
переключатели. Кроме того, окно формы можно дополнить иллюстрацией и линиями различного
типа.
Если вас не удовлетворяет вид формы, полученной в
режиме конструктора ACCESS, то ее можно изменить,
дополнив желаемыми характеристиками или подредактировать уже созданные.
Задача. Пользователь имеет внешний вид формы, созданной в
режиме конструктора ACCESS. Изменить форму, создать
новое поле с отражением текущей даты, создать кнопки для перехода в «пустой»
бланк формы для записи в таблицу данных и выхода из режима ввода записей.
Исходной считать таблицу Накопительная
ведомость, форма которой представлена на рис. 25.
Решение.
Создание элементов окна осуществляется в режиме конструктора форм.
Вспомогательные средства для этого находятся на панели элементов. Для перехода
в режим изменения формы в окне базы данных нажмите кнопку Конструктор (рис. 26). Если на экране отсутствует панель элементов,
то в меню ACCESS
выберите Вид – Панель элементов или нажмите кнопку на панели инструментов.
Рис. 26. Выбор режима Конструктор
Каждый объект формы активизируется щелчком мыши, после
чего он готов к редактированию. С помощью курсора можно изменять размеры
рабочей области формы и полей, их можно перемещать в любое место формы.
Рис. 27. Изменение размеров формы
Для создания заголовка формы активизируйте кнопку <Надпись>
на панели элементов, и в области заголовка формы нарисуйте прямоугольное поле
для ввода заголовка.
В полученном поле наберите НАКОПИТЕЛЬНАЯ ВЕДОМОСТЬ.
Установите необходимый размер, начертание и цвет шрифта (рис. 28).
Рис.28
Теперь добавим две новые кнопки для поиска записей и
выхода из режима Формы.
Выберите на панели элементов кнопку (рис. 29) и нарисуйте ее на форме.
Рис. 29
В появившемся диалоговом окне Создание кнопок выберите в поле Категории
– Переходы по записям, а в поле Действия – Найти запись (рис. 30). Нажмите кнопку
.
Рис. 30. Создание кнопок (шаг 1)
Во втором шаге выбирается внешний вид кнопки (рис. 31). Нажмите кнопку
.
Рис. 31. Создание кнопок (шаг 2)
6. В следующем диалоговом окне задайте
имя кнопки – Найти запись и нажмите
кнопку рис. 32.
Рис. 32. Создание кнопок (шаг 3)
После проделанных действий на форме появиться новая кнопка рис.33.
Рис. 33
Закройте режим конструктора, сохранив изменения.
Откройте форму Накопительная ведомость, и, используя созданную кнопку, найдите в поле Наименование товара (это поле должно быть активным, то есть курсор должен находиться в этом поле) – Глушитель (рис. 34). Закройте окно Поиск и замена.
Рис. 34
Теперь создайте на форме Накопительная ведомость кнопку для выхода из формы (в первом шаге необходимо выбрать Работа с формой – Закрыть форму – см. рис.35).
Рис. 35
Для отображения текущей даты необходимо создать новое
поле. Для этого на панели элементов выберите кнопку <Поле> (рис. 29) и
зафиксировуйте курсор на том месте, где предполагается создать поле для отображения
даты.
Access автоматически создаст поле с подписью, например, <Поле 22> (рис. 36).
Рис. 36
Изменим название поля. Перейдем в режим редактирования названия поля. Наберем название поля: Дата (рис. 37).
Рис. 37
Поместите курсор мыши на поле данных и нажмите правую кнопку мыши. В появившемся контекстном меню выберите пункт Свойства.
В открывшемся диалоговом окне выберите вкладку Данные. В строке Данные наберите =Date() (это выражение задает вывод в поле значение интегрированной в Access функции – Системная дата), а в строке Маска ввода установите Средний формат даты (рис. 38). Закройте окно конструктора.
Рис. 38
Итоговая форма должна иметь следующий вид (рис. 39).
Рис. 39
В таблице 6 описана последовательность
действий пользователя при изменении формы исходной таблицы в части создания
нового поля (Дата) и помещения в нее функциональных кнопок.
Таблица 6
Элемент ACCESS |
Действия пользователя |
Результат операции |
Новое поле |
|
|
Окно базы данных |
Нажать кнопку
«Конструктор» |
Конструктор
форм (КФ) |
Меню ACCESS: выбор пункта <Вид>,
затем <Панель элементов> |
Вызов на экран
«Панели элементов» (ПЭ) |
|
КФ, ПЭ |
Выбор на
«Панели элементов» пиктограммы «Поле», перенос поля на форму |
Системные: название
поля, поле данных в форме (СПД) |
СПД |
Изменение
подписи поля «Дата»; формирование свойств данных (=Date(), «Средний формат даты») |
Сформированное
поле системной даты в форме |
Кнопка |
|
|
Окно базы
данных, КФ, ПЭ |
Выбор на
«Панели элементов» пиктограммы «Кнопка»; перенос кнопки
на форму |
Мастер создания
кнопки (МСК) |
МСК |
Выбор «Тип
действия», «Действие», что разместить на кнопке, подписи к кнопке |
Функциональная
кнопка в форме |
Отчеты позволяют представить и распечатать данные в
соответствии с требованиями пользователя. Отчеты очень похожи на формы. Так
режимы конструктора форм и отчетов почти идентичны. Существенное различие между
формой и отчетом – отчеты предназначены исключительно для вывода данных на
печать.
В них отсутствует необходимость наличия управляющих
элементов для ввода данных. Для отчета можно выбрать только режим конструктора
и предварительного просмотра. Простейший путь создания отчета состоит в
использовании интегрированных в ACCESS мастеров
отчетов.
Задача. Создать отчет по данным исходной таблицы (рис. 8). В
отчете предусмотреть поля: Число месяца,
Наименование товара, Количество. Данные отсортировать по полю
Число месяца.
Решение. В окне базы данных нажмите кнопку Отчеты затем «Создать» ACCESS предлагает выбрать таблицу или запрос, данные
которой(го) необходимо распечатать (в диалоговом окне создания отчета, форма
окна и информационное содержание аналогично окну создания формы – рис. 40).
Рис. 40
В появившемся диалоговом окне укажите
таблицу Накопительная ведомость и
выберите поля Число месяца, Наименование товара, Количество (рис. 41). Нажмите кнопку .
Рис. 41
На втором этапе можно добавить уровни
группировки рис. 42. Нажмите кнопку .
Рис. 42
На третьем шаге задают порядок
сортировки записей в отчете (рис. 43). Нажмите кнопку .
Рис. 43
Рис. 44
На следующем этапе укажите вид макета
для отчета. Существуют макеты в столбец,
табличный и выровненный. Выберите в столбец рис. 44. Нажмите кнопку .
На данном этапе задают стиль отчета рис.
45. Выберите любой из предложенных вариантов. Нажмите кнопку .
Рис. 45
Рис. 46
На последнем шаге
создания отчета задайте имя отчета – Накопительная
ведомость и нажмите кнопку рис. 46.
Фрагмент полученного отчета представлен на рис. 47.
Рис. 47
Примечание. При необходимости вычисления итоговых
значений по полю, например: отчет создается на основании таблицы–запроса и по полю «Сумма»
необходимо определить общую стоимость товаров. В этом случае в режиме
конструктора отчета в «Области примечаний отчета» следует создать поле; активизировать
вызов на экран окно свойств; в строку «Данные» ввести формулу: =Sum([Сумма]); в
строке «Формат поля» в раскрывающемся меню выбрать пункт «Денежный»; в строке
«Сумма с накоплением» – «Для группы».
Отформатировать название поля, например, «Общая стоимость».
Задача. Создать справку–отчет на основании таблицы (рис. 8).
В справке необходимо сгруппировать товары по дате; определить количество
товаров, поступивших на склад и общую стоимость товаров.
Решение. Последовательность операций аналогична предыдущему случаю,
но во втором окне мастера необходимо указать уровни группировки. Выберите Число месяца (по умолчанию Access предлагает сгруппировать по месяцам), вы можете
изменить интервалы группировки, нажав кнопку (рис. 48). Нажмите
кнопку
.
Рис. 48
Полученный
отчет представлен на рис. 49.
Рис. 49
Задача. Создать отчет–таблицу по данным рис. 8. В отчет
включить поля: Число месяца, Наименование товара, Количество, Цена.
Решение. Последовательность операций аналогична предыдущей
задаче: в окне базы данных. Отличие будет заключаться в выборе полей на первом
этапе (рис. 50) и выборе табличного макета (рис. 51) в четвертом шаге мастера отчетов.
Рис. 50
Рис. 51
В таблице 7 описана
последовательность действий пользователя при создании форм отчетов.
Таблица 7
Элемент ACCESS |
Действия пользователя |
Результат операции |
В один столбец |
|
|
Окно базы данных |
Нажать кнопку
«Отчет» |
Диалоговое окно
«Создание отчета”»(ОСО) |
ОСО |
Активизация
пункта «Создание отчета в режиме мастера» |
Окно мастера
создания отчета (ОМСО), шаг 1 |
ОСО |
Выбор таблицы/
запроса, выбор необходимых полей, нажатие кнопки «Далее» |
Окно мастера
создания отчета (ОМСО), шаг 2 |
ОВМО |
Добавление
уровней группировки (если требуется), нажатие кнопки "Далее" |
Окно мастера
создания отчета (ОМСО), шаг 3 |
ОВМО |
Задание порядка
сортировки, нажатие кнопки «Далее» |
Окно мастера
создания отчета (ОМСО), шаг 4 |
ОВМО |
Выбор вида
макета для отчета, нажатие кнопки «Далее» |
Окно мастера
создания отчета (ОМСО), шаг 5 |
ОМСО |
Выбор стиля оформления
отчета, нажатие кнопки «Далее» |
Окно мастера
создания отчета (ОМСО), шаг 6 |
ОМСО |
Задание имени
отчета, нажатие кнопки «Готово» |
Стандартный
отчет |
Access предоставляет в распоряжение пользователя удобное
средство автоматизации наиболее часто встречающихся операций. Данное средство
получило название макрос.
Задача. Создать «Панель кнопок». На макете созданной панели
спроектировать кнопки: автоматического входа в режим ввода новой информации в
таблицу базы данных; просмотра результатов ввода. Предусмотреть автоматический
запуск макроса с рабочего стола Windows.
Решение. В окне БД перейдите в режим Формы и активизируйте пункт Создание
формы в режиме конструктора.
В окне конструктора формы, используя Панель элементов создайте новую кнопку.
В открывшемся окне мастера создания новой кнопки нажмите Отмена. Поместите указатель мыши на созданную кнопку и нажмите
правую кнопку мыши; в появившемся контекстном меню выберите пункт Свойства. В окне свойств кнопки выберите
вкладку События и нажмите кнопку (рис. 52).
Рис. 52
В появившемся диалоговом окне выберите пункт Макросы (рис. 53) и нажмите ОК.
Рис. 53
На вопрос Access
сохранить макрос ответить утвердительно и присвоить имя макросу, например, «Ввод
данных».
В открывшемся окне конструктора макроса в поле
Макрокоманда выберите пункт Открыть
таблицу (рис. 54).
Рис. 54
В разделе Аргументы
макрокоманды укажите исходную таблицу Накопительная
ведомость, а в строке Режим данных
– Изменение (рис. 55).
.
Рис. 55
Закройте окно конструктора макроса, сохранив
изменения. Перейдите на вкладку Макет и
в поле Рисунок, нажав кнопку выберите из библиотеки рисунков Новая запись (рис. 56).
Рис. 56
На созданной в форме кнопке появится
рисунок. Обозначим кнопку надписью: на Панели
элементов выберите (надпись); зафиксируйте указатель мыши рядом с
созданной кнопкой; наберите «Ввод новой записи».
Аналогичным
образом создадим макрос просмотра содержимого таблицы (в разделе Аргументы макрокоманды в поле Режим данных установить – только
чтение). Результат вашей работы должен соответствовать рис. 57.
Рис. 57
Кроме указанного на панель добавлена кнопка Выход – выход в режим окна базы данных.
В таблице 8 описана последовательность действий
пользователя при создании макроса.
Таблица 8
Элемент ACCESS |
Действия пользователя |
Результат операции |
Окно базы данных |
Нажатие кнопки
«Формы» |
Диалоговое окно
создания формы (ДОСФ) |
Окно базы данных |
Конструктор
форм (КФ) |
|
КФ |
Меню ACCESS: выбор пункта <Вид>,
затем <Панель элементов> |
Вызов на экран
«Панели элементов» (ПЭ) |
Создание кнопки |
|
|
Окно базы
данных, КФ, ПЭ |
Выбор на
«Панели элементов» пиктограммы «Кнопка»; перенос кнопки
на форму |
Мастер создания
кнопки (МСК) |
МСК |
Нажатие кнопки
«Отмена» |
Кнопка на форме
(К) |
К |
Поместить мышь
на (К), нажатие правой кнопки мыши |
Контекстное
меню (КМ) |
КМ |
Выбор пункта
«Свойства» |
Окно свойств
кнопки (ОСК) |
Привязка к кнопке макроса |
|
|
ОСК |
Выбор вкладки
«События», в поле «Нажатие кнопки», выбор «Макроса» |
Окно задания
имени макроса (ОЗМ) |
ОЗМ |
Присвоение
имени макросу, сохранение макроса |
Окно
конструктора макросов (ОКМ) |
ОКМ |
В поле
«Макрокоманда» выбрать «Открыть таблицу»; в разделе «Аргументы макрокоманды»
выбрать: имя таблицы, режим открытия, режим данных; закрыть ОКМ |
Запись
созданного макроса |
Выбор рисунка на кнопке |
|
|
ОСК |
Выбрать пункт
«Макет». В поле «Рисунок» выбрать соответствующий рисунок из библиотеки |
На созданной
кнопке рисунок |